По протоколу переговорам предшествовали церемониальные мероприятия с участием роты почетного караула и исполнением государственных гимнов. В церемониале также участвовали и члены делегаций. Еще одна обязательная традиция — церемония фотографирования двух лидеров. Только после этого главы государств удалились на переговоры.
Сперва Александр Лукашенко и Ильхам Алиев проводят встречу в формате «один на один», после к ним присоединятся делегации и переговоры пройдут в расширенном составе.
Местом проведения переговоров стал дворец «Загульба». Он является частью новой резиденции Президента Азербайджана, построенной в 2008 году. Дворец находится в поселке Загульба в 40 км от Баку, в советское время здесь размещались правительственные дачи.
Дворец расположен на берегу Каспийского моря, в его архитектуре элементы современных направлений объединены с азербайджанским национальным стилем. Здесь Президент Азербайджана проводит официальные встречи и переговоры.
